O ato de comunicar significa que a informação compartilhada irá se tornar comum entre uma ou mais pessoas. A interação deve ocorrer de forma que o destinatário compreenda a mensagem, logo se não houver entendimento do significado não há comunicação. No ambiente profissional, o principal objetivo da comunicação interna é alinhar as informações entre os membros da organização para melhorar a produtividade. #Comunicação
Se você está à frente de uma empresa pequena é fácil juntar todos em uma mesma sala e passar as informações periodicamente, mas se for uma empresa de maior porte a dificuldade aumenta por diversos motivos, tais como diferentes localidades, fuso horários e culturas. Uma pesquisa feita pelo "The Economist Intelligence Unit Limited (2018)" afirma que as falhas de comunicação causam baixa produtividade, como atrasos ou falhas na conclusão de projetos, e problemas de saúde, como estresse e desânimo.
A comunicação pode se realizar de forma vertical ou horizontal. A Vertical é entre níveis hierárquicos diferentes, podendo ser ela descendente quando um gestor solicita uma demanda ou quer passar alguma informação, ou ascendente quando o funcionário faz uma solicitação, envia uma demanda ou sugere algo para a companhia. A comunicação Horizontal se apresenta de forma lateral, é realizada por pessoas com o mesmo nível hierárquico.
Intranets usam seus recursos para abordar a solução desses desafios. Por exemplo, a INTRAFLOW possui um módulo de CI (comunicação interna), notícias, enquetes, pesquisas internas e plataforma de blogs, fazendo com que as empresas promovam a transparência e comunicação aberta em sua companhia. Vamos abordar algumas situações em que a intranet pode resolver o problema de falta de comunicação dentro das organizações. #IntraFlow
1- Comunicação Vertical
A dificuldade de manter as equipes atualizadas é um problema comum nas empresas, saber se a mensagem passada chegou a todos e foi absorvida de forma correta é um desafio. Aqui estão algumas sugestões de impacto para solucionar essa situação. #ComunicaçãoVertical
-Engajamento do usuário
Acompanhamento das mensagens lidas, comentários nas atividades da intranet, frequência de acesso são formas de ver como está sendo aceita sua mensagem .
-Direcione o conteúdo por função
Dessa forma você assegura que as informações se tornem relevantes a quem precisa saber. Os gestores podem escolher quais conteúdos seriam importantes para que determinados grupos de colaboradores receba, eliminando assuntos desnecessários a quem não se interessa.
-Realize pesquisas de feedback.
Várias ferramentas podem ser usadas para aplicar feedbacks. É possível criar formulários rapidamente e mandar para funcionários, campanhas com datas para término e criar templates de feedbacks que ficam disponíveis a qualquer momento para o colaborador dar a sua opinião.
2- Comunicação Horizontal
O que acontece quando departamentos e equipes dentro da mesma organização não mantém uma comunicação interna eficiente? Às vezes dois setores estão realizando trabalhos praticamente idênticos e não sabem o que o outro está fazendo, esse fenômeno é conhecido pela expressão "efeito silo". Vejamos algumas dicas para melhorar. #ComunicaçãoHorizontal
-Crie espaço para pessoas fazerem perguntas
Com os comentários veem informações valiosas, principalmente quando pessoas de diferentes equipes deem sua opinião de vários ângulos, fazendo com que pessoas que às vezes não se conheçam troquem informações.
-Incentive blogs por equipe
Quando uma dúvida surge, queremos alguém para recorrer, quando uma equipe realiza atualizações periódicas fica mais fácil de saber a quem procurar.
-Faça forúns
Por ser simples de realizar, sem muitos aprimoramentos a informação pode chegar de uma forma rápida, é fácil de debater sugestões e ideias.
Podemos então concluir que a Intranet é uma ferramenta essencial para a comunicação dentro das organizações, ela facilita a comunicação direta entre a empresa e seus departamentos e funcionários, buscando redução de custos e maior velocidade na divulgação e distribuição das informações. As dicas que colocamos acima facilita a experiência do usuário, fazendo com que a comunicação na intranet seja de fácil acesso e agradável, e a chance do funcionário aderir ao uso é garantida, melhorando assim a comunicação dentro da empresa e consequentemente aumentando a produtividade.
