Com a contratação de uma intranet o objetivo das empresas é resolver e melhorar as dificuldades do local de trabalho, facilitando os processos de comunicação e interação, seja entre os colaboradores ou a empresa. Como a intranet é uma ferramenta de comunicação interna, fica fácil acreditar que não teria problemas na aceitação dos usuários, porém não é bem assim, o primeiro passo é reconhecer que a intranet não cuidará de si só, é preciso que alguém ou uma área da empresa alimente essa ferramenta, caso contrário acarretará em baixa adesão dos funcionários.
Podemos citar alguns problemas perceptíveis que podem prejudicar a adesão do sistema, por exemplo quando o usuário acessa a plataforma em um dia e nos outros não tem nenhuma novidade, ou sempre que precisa de uma informação não acha na intranet, isso acarretará perda de interesse. Motivar o uso do sistema é dar motivo para o usuário usar voluntariamente, para que seus colaboradores se envolvam e veja os benefícios que terão ao utilizá-la, segue abaixo algumas dicas para ajudar.
1-Centralize e torne a intranet essencial
O primordial para a adesão da intranet é dar motivo para o colaborador querer acessar, uma opção seria centralizar, embutindo os processos, documentos e formulários na intranet, o usuário assim, saberia onde achar o conteúdo. Tem a possibilidade também, de integrar os sistemas internos à intranet, dessa forma facilitaria muito os acessos diários para a adesão definitiva, tornando na visão de todos como uma plataforma essencial para as tarefas. #Centralização
2-Interaja com os usuários e torne a intranet divertida
Criar eventos como sextas-feiras casuais e dia da fruta tornam o local de trabalho mais divertido e todos se sentem parte de uma comunidade, a intranet pode ser o centro para divulgar esses eventos. A galeria de fotos e enquetes seria tentadora e iria fazer os usuários voltar todos os dias, interação social como curtir, comentar e avaliar, poderia ser medido e saber como foi o envolvimento dos funcionários.
Uma maneira de tornar divertido a intranet é reconhecer os funcionários com indicações e recompensas, destacar os aniversariantes do dia e falar sobre as histórias de sucessos de clientes felizes. #Interação
3-Incentive o desenvolvimento da equipe pela intranet
A intranet é um local de evolução, onde os funcionários acessam conteúdos para aprendizado e crescimento. Deve ser disponibilizado para os usuários, conteúdos atualizados e relevantes e espaços para fazerem perguntas. Criar treinamentos e testes online na intranet ajuda no desenvolvimento, a informação pode chegar de uma forma rápida, é fácil. #Desenvolvimento
4-Torne a intranet Colaborativa
Uma ferramenta que une e proporciona a colaboração dos usuários, a intranet abre o leque para uma comunicação bidirecional, agilizando o debate de sugestões e ideias. Dessa forma é fácil criar salas, fóruns e laboratórios para compartilhar arquivos, datas importantes e atualizações de progresso. Um dos segredos do sucesso é o trabalho em equipe, com uma boa união todos ganham. #Colaboração
5- Ensine como usar a intranet
Ensine os funcionário a usar o sistema, é possível criar tutoriais interativos com passo a passo e vídeos explicativos, a garantia de sucesso fica mais fácil quando os usuários sabem como fazer, então garanta que as primeiras experiências sejam agradáveis, dessa forma a adoção será em massa. #Ensine
Essas são algumas dicas de como motivar os funcionários e melhorar a adoção da intranet na empresa, é sempre bom buscar novas soluções e novas ideias para motivar e inovar os processos, dessa forma todos ganham, com funcionários satisfeitos vem o aumento da produtividade na empresa.
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